Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demas normas concordantes sobre proteccion de datos personales en la Republica de Colombia, Aztec S.A.S. (en adelante "Aztec", "la Empresa", "nosotros" o "nos") adopta la presente Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales para informar a los titulares sobre el tratamiento que se dara a su informacion personal.

1. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razon social: Aztec S.A.S.
• NIT: 901.919.983-9
• Domicilio: Bogota D.C., Colombia
• Correo electronico: contacto@azteclab.co
• Sitio web: azteclab.co

El area encargada de la atencion de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales es la Direccion General, a la cual se puede contactar a traves del correo electronico contacto@azteclab.co.

2. Datos personales que recopilamos

Aztec recopila los siguientes datos personales de sus usuarios, clientes y prospectos:

• Nombre (nombre y apellido)
• Correo electronico
• Numero de telefono o WhatsApp

Estos datos son proporcionados directamente por el titular a traves de los formularios disponibles en nuestro sitio web, por medio de comunicaciones directas (correo electronico, WhatsApp), o al registrarse en nuestros productos de software.

Aztec no recopila datos sensibles en los terminos del articulo 5 de la Ley 1581 de 2012. No recopilamos datos de menores de edad de forma intencional.

3. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales recopilados seran utilizados para las siguientes finalidades:

• Brindar acceso a recursos educativos gratuitos, incluyendo clases en vivo, guias, herramientas y contenido formativo.
• Enviar comunicaciones relacionadas con nuevos contenidos, eventos, clases en vivo y actualizaciones de nuestros servicios.
• Habilitar el inicio de sesion y el acceso a nuestros productos de software, incluyendo Aztec Voice.
• Responder solicitudes, consultas y peticiones realizadas por los titulares.
• Realizar analisis internos para mejorar nuestros servicios, contenido y experiencia de usuario.
• Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

4. Derechos del Titular

De conformidad con el articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos personales usted tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Aztec. Este derecho puede ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorizacion otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptue como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el articulo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por Aztec, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demas normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo tramite de consulta o reclamo ante Aztec.
• Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion de sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. Procedimiento para ejercer sus derechos

Los titulares de datos personales podran ejercer sus derechos enviando una solicitud escrita al correo electronico contacto@azteclab.co, con la siguiente informacion:

• Nombre completo del titular.
• Numero de identificacion (cedula de ciudadania, cedula de extranjeria o pasaporte).
• Descripcion clara y detallada de los hechos que dan lugar a la solicitud.
• Direccion de contacto (fisica o electronica).
• Documentos que soporten la solicitud, cuando sea aplicable.

Consultas: Aztec respondera las consultas en un plazo maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado antes del vencimiento de los diez (10) dias, expresando los motivos de la demora y senalando la fecha en que se atendera su consulta, la cual en ningun caso podra superar los cinco (5) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.

Reclamos: Si el titular considera que la informacion contenida en una base de datos debe ser objeto de correccion, actualizacion o supresion, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podra presentar un reclamo ante Aztec, el cual sera tramitado bajo las siguientes reglas:

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerira al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes a la recepcion del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la informacion requerida, se entendera que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluira en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos (2) dias habiles.
• El termino maximo para atender el reclamo sera de quince (15) dias habiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atendera su reclamo, la cual en ningun caso podra superar los ocho (8) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.

6. Almacenamiento y seguridad de los datos

Los datos personales recopilados por Aztec son almacenados en Supabase, una plataforma de base de datos en la nube que implementa medidas de seguridad a nivel de infraestructura, incluyendo cifrado de datos en transito y en reposo, controles de acceso basados en roles y monitoreo continuo.

Aztec implementa medidas tecnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, perdida, alteracion, destruccion o uso indebido, de conformidad con lo establecido en el articulo 17 literal (d) de la Ley 1581 de 2012. Entre estas medidas se encuentran:

• Acceso restringido a los datos personales, limitado unicamente al personal autorizado.
• Uso de protocolos de comunicacion seguros (HTTPS/TLS) para la transmision de datos.
• Revision periodica de las politicas y procedimientos de seguridad.

7. Transferencia y transmision de datos

Aztec podra realizar transferencias y transmisiones de datos personales a terceros en los siguientes casos:

• Proveedores de tecnologia: Los datos son almacenados en servidores de Supabase, cuyos centros de datos pueden estar ubicados fuera de Colombia. Supabase cumple con estandares internacionales de seguridad y proteccion de datos.
• Proveedores de servicios de comunicacion: Podemos compartir datos con plataformas de correo electronico utilizadas para el envio de comunicaciones, siempre bajo acuerdos de confidencialidad.
• Requerimientos legales: Cuando sea exigido por autoridades administrativas o judiciales competentes.

En los casos de transferencias internacionales de datos, Aztec verificara que el pais receptor cuente con niveles adecuados de proteccion de datos o, en su defecto, garantizara la proteccion de la informacion mediante clausulas contractuales u otros mecanismos juridicos apropiados, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Aztec no vendera, alquilara ni comercializara los datos personales de sus titulares a terceros.

8. Periodo de conservacion de los datos

Los datos personales seran conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta politica, y mientras subsista una relacion contractual, legal o comercial entre el titular y Aztec.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y sin que exista disposicion legal o contractual que obligue a su conservacion, los datos personales seran eliminados de nuestras bases de datos de forma segura. El titular podra solicitar la supresion de sus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su eliminacion.

9. Modificaciones a la politica

Aztec se reserva el derecho de modificar la presente Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio sera publicado en nuestro sitio web azteclab.co/politica-privacidad y, cuando los cambios sean sustanciales, se informara a los titulares a traves de los medios habituales de comunicacion (correo electronico).

Se recomienda a los titulares revisar periodicamente esta politica para mantenerse informados sobre como protegemos su informacion personal.

10. Tratamiento especifico de AztecVoice (aplicacion movil)

Al usar nuestra aplicacion movil AztecVoice (iOS), se recopila y procesa informacion adicional estrictamente necesaria para el funcionamiento del servicio de transcripcion por voz:

• Audio capturado: cuando el usuario activa el teclado de voz o graba desde la aplicacion, el audio es transmitido de forma cifrada (HTTPS/TLS) a nuestros servidores (Supabase Edge Functions) con el unico proposito de generar la transcripcion. El audio no se almacena despues del procesamiento: se procesa en memoria y se descarta de forma inmediata.
• Procesamiento por sub-procesador: para generar la transcripcion, Aztec envia el audio a Groq, Inc. (api.groq.com), proveedor tecnologico que actua como sub-procesador bajo nuestra instruccion y control. Groq no almacena el audio mas alla del tiempo necesario para procesarlo y no lo utiliza para entrenar sus modelos.
• Contenido transcrito: el texto resultante de la transcripcion se entrega unicamente al dispositivo del usuario. Aztec no almacena transcripciones en sus servidores ni las vincula con la cuenta del usuario.
• Metadatos de uso: Aztec registra metadatos tecnicos de cada transcripcion (duracion del audio en segundos, marca de tiempo, exito o codigo de error, modelo utilizado) asociados a la cuenta del usuario. Esta informacion se utiliza exclusivamente para (i) facturacion interna y control de costos, (ii) deteccion y mitigacion de uso abusivo, y (iii) mejora de la calidad del servicio. Estos metadatos no incluyen en ningun caso el contenido del audio ni el texto transcrito.
• Permiso de microfono: el acceso al microfono solo se utiliza cuando el usuario activa de forma explicita una sesion de grabacion o el teclado de voz. El usuario puede revocar este permiso en cualquier momento desde los Ajustes del sistema iOS, lo cual detendra toda captura de audio por parte de la aplicacion.
• Datos de autenticacion: el inicio de sesion en la aplicacion utiliza Supabase Auth y requiere un correo electronico y una contrasena. La contrasena se almacena de forma cifrada y jamas es accesible por Aztec en texto plano.

Cerrar sesion desde la aplicacion o desinstalarla detiene por completo la recoleccion de datos adicionales. Para solicitar la eliminacion de la cuenta y los metadatos de uso asociados, el titular puede seguir el procedimiento descrito en la seccion 5.

11. Aceptacion

Al proporcionar sus datos personales a traves de nuestro sitio web, formularios de registro, canales de comunicacion directa o al crear una cuenta en nuestros productos de software, el titular declara que ha leido, entendido y aceptado la presente Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, y autoriza de manera previa, expresa e informada a Aztec S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aqui descritas.

El titular podra revocar esta autorizacion en cualquier momento, mediante solicitud dirigida al correo electronico contacto@azteclab.co, siguiendo el procedimiento establecido en la seccion 5 de esta politica.